Angesichts der hohen Ausgaben lohnt es sich also, diesen Kostenblock genauer zu analysieren und zu verbessern.

Für eine Analyse ist eine Feststellung der Ist-Kosten unerheblich. Ideal wäre es, alle Drucker-bezogenen Ausgaben an einer Kostenstelle zusammenzufassen.

Mit Hilfe intelligenter Software-Lösungen lassen sich mittlerweile sämtliche Druckaufträge - egal ob im Netzwerk oder auf lokalen Druckern - erfassen. Auf diese Weise ist es möglich zu analysieren, wo die meisten Kosten entstehen und wie man diese reduzieren kann. Sämtliche Informationen fließen üblicherweise in ein sogenanntes Outputmanagement Konzept ein. 

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Infrastrukturkosten

In vielen Fällen mündet eine Analyse der Drucker- & Kopiererinfrastruktur in einer Reduktion der kostspieligen, lokalen Arbeitsplatzdrucker - das Drucken & Kopieren wird soweit wie möglich zentralisiert. Als Faustregel für die maximale Entfernung Arbeitsplatz zu Drucker gilt, dass die Zeit für den Weg zum Drucker nicht länger sein darf, als die Verweildauer beim Drucker selbst.

Auch der häufig vorgeschobene „Druck vertraulicher Unterlagen“ stellt schon lange kein Hindernis mehr dar sich von lokalen Arbeitsplatzdruckern zu trennen: Über sogenannte Secure Printing oder Follow Me Konzepte können Dokumente beispielsweise so lange am Druckserver zurückgehalten werden, bis der Anwender sich an einem beliebigen System im Haus via PIN-Code, Mitarbeiterkarte (Chip/Magnetkarte), oder Fingerabdruck identifiziert hat - so wird unter anderem verhindert, dass Ausdrucke einfach unabgeholt im Ausgabefach liegen bleiben. 

Stellen Sie die optimale Nutzung Ihrer Investition sicher

Nach Auswahl des Vertragspartners stellt die behutsame Einführung des Systems bei den Miterbeitern eine weitere Herausforderung dar. Denn auch wenn bei der Entwicklung von moderner Bürotechnologie von Beginn an der Benutzer im Mittelpunkt steht, so kann die IT-Umgebung von heute doch recht komplex sein - der Bedarf an fachkundiger Schulung und Ausbildung erklärt sich von selbst.

Nur durch geeignete Schulungsmaßnahmen & Informationskampagnen auf jedem benötigten Niveau - ob für Administratoren, Benutzer, Facility-Manager bis hin zum Hausarbeiter - können Sie Ihre Mitarbeiter für die Vorteile, die eine integrierte Gesamtlösung mit sich bringt, gewinnen.

Die Mühe lohnt sich - schließlich können Sie mit der Optimierung Ihres Outputmanagement Konzepts die Kosten um bis zu 50% senken, was sich auf Ihre Infrastrukturkosten mit bis zu 20% niederschlagen kann!