Mit insgesamt 16 Monteuren will first facility den BlackBerry in Kombination mit GPSplus, einer Softwarelösung von BlackBerry-Partner Schiffl, testen. Dabei dreht sich alles um die "Arbeitsscheine". Jene Formulare, die jeden Serviceeinsatz der Techniker von first facility begleiten. "Wir wollen Zeitpotenziale heben, indem wir die Arbeitsscheine zu den Aufträgen elektronisch austeilen und wieder in unser System zurückspielen", erklärt dazu Johann Deutsch, Prokurist von first facility und verantwortlich für das Projekt. "Dass wir dabei die Monteure von der Schreibarbeit entlasten, ist ein Zusatznutzen."
Derzeit erhalten die Techniker der EVN-Tochter ihre Serviceaufträge in Papierform - mit all den damit verbundenen Verzögerungen. Denn der Monteur muss zuerst seine Arbeitsscheine in der Zentrale übernehmen, vor Ort ausfüllen, vom Kunden bestätigen lassen, um ihn dann wieder am Ende der (womöglich mehrtägigen) Tour im Unternehmen abzugeben. Wenn der Mitarbeiter vom Disponenten in einem dringenden Fall per Handy zu einem technischen Gebrechen dirigiert wird, werden die Arbeitsaufträge im Nachhinein erstellt und dem Kunden zugestellt. In beiden Fällen müssen die Daten anschließend per Hand in das betriebseigene Softwaresystem tBM 3.0 eingegeben werden. In Zukunft sollen die Arbeitsscheine mit all den notwendigen Details auf die Handhelds der jeweiligen Mitarbeiter "gepusht" werden, sobald der Disponent den Auftrag im EDV-System generiert hat. Das heißt, der Mitarbeiter erhält die Nachricht automatisch auf seinen BlackBerry.
Nach Erledigung des Auftrags muss der Techniker vor Ort nur noch die aufgewendete Arbeitszeit sowie den Materialverbrauch im elektronischen Arbeitsschein ergänzen und diesen mit einem Klick am Gerät zurückschicken. Dabei ist es unerheblich, ob es sich bei dem Arbeitsschein um eine automatisch erstellte Routineüberprüfung oder um einen ad hoc erstellten "Notfall"- Auftrag handelt. Aufträge sowie Rückmeldungen der Monteure werden über das Mobilfunknetz von A1 ohne Verzögerung versendet.
Für first facility ergeben sich damit gleich mehrere Vorteile durch den Einsatz von GPSplus. Einerseits hat das Unternehmen immer einen Überblick über den Status der einzelnen Aufträge, andererseits verringert sich der administrative Aufwand für die Mitarbeiter. Zusätzlich können die Daten, nachdem der Techniker vor Ort seinen Arbeitsschein am BlackBerry abgeschickt hat, sofort in der Zentrale weiterverarbeitet werden. Dabei entfällt auch die händische Erfassung der Aufträge im Büro, womit sich die Zeit bis zur Rechnungslegung an den Kunden nochmals verkürzt. Gleichzeitig wird durch den Einsatz von GPSplus die Dokumentation der Aufträge verbessert. In Notfällen lässt sich der technische Außendienst schließlich mithilfe des BlackBerry und GPSplus fast in Echtzeit steuern. Der Mitarbeiter erhält mit dem elektronischen Arbeitsschein auch gleich alle benötigten Informationen in schriftlicher Form.
Durch die integrierte GPS-Funktion im BlackBerry kann dabei der Disponent den Auftrag dem nächsten Servicetechniker zuteilen. Wobei Johann Deutsch hier allerdings eine gewisse Zurückhaltung an den Tag legt: "Die GPS-Funktion ist sicher bei den Monteuren ein Vorteil, die keinen fixen Standort haben. Allerdings muss man da aufpassen, dass das nicht in den falschen Hals gerät. Wir sind eine offene Firma und wollen unsere Mitarbeiter nicht 100 Prozent überwachen. Das soll auch in Zukunft so bleiben."
